微信办公难集中?这个方法让你摆脱信息过载

AppSo

05-27 18:26

工作以来,给我的感触,工作沟通占工作的绝大部分,而且我们大都处在一个团队中,上游下游传递、沟通文件、沟通项目,很容易变成出问题的地方。

团队的人数多则很多,少则 3、4 个人,大的团队可以采用第三方服务,那么小团队可能就直接用微信做事了,这里就《Trello》这个工具,分享使用这种低成本高效率的协同项目管理方式,建立团队工作流。

懒人目录

  • 微信沟通存在的问题
  • 工作是如何完成的?
  • 建立视觉化工作流
  • 解决了沟通时效性的问题
  • 解决文字碎片化的问题
  • 解决工作群聊与分工的问题
  • 解决项目管理的问题

微信沟通存在的问题

现在中小型的团队,沟通工作基本就是通过《微信》,无论是工作安排还是工作沟通。这里我可以提一个问题:《微信》是什么?

1.《微信》是一个即时通讯软件,是非常有时效性的,是纯粹的时间线信息,比如此刻在说项目 A ,下一刻可能就在说项目 B ,跟踪项目非常的低效,因为还要再翻找记录;

 

2. 其次《微信》是一个聊天软件,发送的文字非常碎片化,可能前后都没有逻辑性,也没有思考,这样对于工作交接,很容易出现问题,基本上都是碎片式的讨论,就连打字也是一小段一小段;

3. 通常我们在《微信》中建立工作群聊,里面都是团队成员。首先讨论问题的话,一堆人简直乱了套,可能还会建立各种排列组合的群。其次安排某个人工作,大家的微信都会通知到,也会打扰其他人的工作;又不能「免消息打扰」,因为会错过工作信息。

我们先保留着三个主要的沟通问题,先进行下一个阶段。

工作是如何完成的?

从管理者的角度来看,他要分配工作,一步步跟进,然后审核,直到最后完成,当然完成以后还要保留记录,方便统计与总结

从执行者的角度来看,被指派任务,完成了第一阶段后,可能要传递给下一个人,并且需要文件的对接等等,直到这个项目让管理者审核后通过,这项工作才算完成

从一项工作的角度来看,从指派任务、对接、反馈、等待答复、审核、改进,最后到完成任务,可能经过不同的阶段,最后才能算完成工作。

建立视觉化工作流

鉴于上述对「工作」的分析,通过《Trello》完成「降维」的视觉化工作流。以聊天为例,将聊天细化分为:待看资源—今日话题—没聊完—已聊完—已看资源。并将这一个流程中的每个阶段形成一个列表。

工作流可以根据自己的工作需求自定义,比如市场部常以「待办」、「进行中」、「准备发布」和「已上线」来描述中项目的工作流;编辑部常以「选题」、「通过的选题」、「正在写」、「已写完」、「发布」来描述工作流。

然后可以在每个列表下建立新的事件「卡片」,并可以把这些事件根据进度进行流转,比如:今天的这个话题,进行到了一半,那么就可以拖动到「没聊完」列表;而已经聊完,并不再谈起的「卡片」,就可以拖动到「已聊完」列表。这样就形成了项目的流转。

列表-卡片-清单的逻辑与卡片流转概念如图:

 

解决了沟通时效性的问题

因为在《Trello》中,同一个话题和工作,实体化为一个「卡片」,而相关项目沟通就保留在这个「卡片」中。而这样专注一个问题的讨论,使得讨论逻辑更清晰。

不会像《微信》那样,记录会随着聊天而被刷走。「卡片」不受时间的限制,可能过了一段时间有新的话题想法再次加入讨论中。

相关的附件、图片、文件也会依附于「卡片」,查找、分享、交接更方便,不像微信,有些文件还会过期。

 

解决文字碎片化的问题

在「卡片」讨论,存在仪式感对心理的影响,在这里情景会默认带给你工作的状态,就像「戴雨森先生对读书法的观点」一样,将状态调整为工作,自然就有沉淀与思考。

微信出现前,我们使用短信进行交流。那时候,短信还限制字数,为了更少的花费说清楚事情,一个短信中,包含着经过逻辑思考后的内容。

而《微信》出现后,因为没有花费影响,以及通信能够及时反馈,我们的话语更加琐碎与分散,基本上都是碎片式的讨论,就连打字也是一小段一小段。而在《Trello》的单个「卡片」下进行讨论,就会联想到短信,会下意识的让自己的思维更加严谨,敲打出来的内容也更加完整。

《Trello》支持 Markdown 语法,能够快速的加粗、编序号、加标题等,让语言更有逻辑性。

 

解决工作群聊与分工的问题

一般一个工作分配给的人数最好是 3-5 个人,2 个人会无法决定判断,5 个人以上就会有人摸鱼。支持多人同时协助,实时更新,互相不干扰,保证各个项目的正常进行。

将项目细分成具体事项「卡片」发布给同事,并添加同事关注,这样,相关人员只负责相关的项目,不用为其他事情分心。当相关事情更新时,关注人会受到通知,虽然《Trello》不像微信,但不管是 web 端还是手机端,都是会收到提醒的。

解决项目管理的问题

第一个列表可以设定为告示栏、建议栏,可以让团队成员提出各种建议,既可以收集建议又不会干扰正常工作流程。可以利用标签颜色显示优先级和重要性、类别。

可以预先设置空白卡片并编辑工作步骤模板,团队使用时直接复制。

支持全局搜索,哪怕只是在评论中的关键字,也可以搜索到。

多平台使用,支持手机端 iOS 和 Android,支持 Windows 与 macOS ,同样支持 web 端,是最低成本的团队协作工具。

 

在《Trello》的使用上,所有项目有头有尾,有建议有反馈,相关人知道进度,可以更好的规划时间,可以更高效的沟通。希望这样的分享对你和你的团队有帮助。

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