疫情反复,足不出户?这款常用软件让你高效居家办公

AppSo

03-18 10:09

在这个暖得有点过头的春天,一场突如其来的疫情「倒春寒」想必打乱了很多人的生活和工作安排。居家隔离、排队核酸与「非必要不出省」又重新成为了我们生活的主调。

备好物资,留在家里,本身也是帮助社会平复疫情、回到正轨的办法。不过,对职场人来说,远程办公毕竟是完全不同的体验:工作地点的变动不居,还有面对面交流的缺失,都让我们需要重新思考如何保持工作效率。

作为一个有着丰富远程办公经验的团队,我们总结出了一些高效远程办公的经验和理念,希望能够帮助大家在这个非常时期适应在家办公的节奏,即使留在家里也能保持高效协作与心理健康。

懒人目录

  • 前期准备:划分工作空间与工作时间
  • 云上的日子:新环境需要新的工作习惯
  • 共享仓库:打造多端共享的素材库
  • 保持协作:通过在线会议时刻交流

前期准备:划分工作空间与工作时间

常常困扰居家办公者的一个问题是,生活和工作很容易混在一块。在家工作时,我常常会觉得自己还在家而光明正大摸鱼怠慢了工作,但同时又感觉工作随时都在入侵自己的生活,界限不分明,只会拖累工作效率。

▲ 远程办公期间会遇到的各种问题。图片来自:Buffer

所以,我们需要在物理上和仪式上,给工作和私人生活划分地盘。

一个常见的建议是:清理出一片专属于工作的空间。如果家里有书房就再好不过了,你可以把它当成自己的「办公室」,把设备和资料都搬过去,踏进「办公室」后只专注于工作;当然,把卧室桌子收拾干净,布置好灯光,也足以将它变成「专属工位」。别忘了,在工作之前要提醒家里的其他人尊重你的工作,别中途打扰你。

在生活习惯上,也要营造出工作的「仪式感」。如果还是穿着睡衣睡眼惺忪地工作,可能没几分钟你就会想缩进被窝睡一个回笼觉了;所以,我们需要一些特定的仪式,来提醒自己「你要上班了」。比如,换掉睡衣洗把脸,或者再冲一杯咖啡,暗示自己进入工作状态。

由于在家办公有太多偷懒的诱惑,要是长期从事同一个工作,很容易就会产生倦怠情绪然后放弃。因此,我们需要将当前的工作分解成一个个小任务,然后用滴答清单、Pomotodo 等工具内置的「番茄钟」,强制自己在番茄钟持续的 25 分钟时间里专注于某项小任务,完成后再奖励 5~10 分钟休息时间。

▲ 空闲时间,不如好好放松。 图片来自:Jacek [email protected]

办公时间专心工作,休息时间自然也该尽情生活。像是工作前要准备仪式一样,下班后也该有类似的仪式告诉自己应该切换到生活状态了,该吃饭吃饭,该刷剧刷剧,或者还能读读书、弹弹琴。条件允许的话,这时候多跟亲朋好友聊天或者陪陪宠物,可以有效对抗隔离时期的孤独感。

云上的日子:构建随时可访问的云端生产环境

在疫情时期工作,最害怕的是什么?那当然是「不确定性」。

谁也不知道,会不会哪天睡醒,一纸隔离通知就让你无法离开小区半步。这种情况下,没人能保证自己有机会回到公司取回电脑和资料。因此,我们使用的工具和日常工作习惯必须适应这种动荡的新常态,尽可能降低不确定性的影响。

具体来说,一个重要方法就是将生产环境转移到云端。试想一下,如果习惯性使用本地工具,那么猝不及防的隔离可能会让你来不及取回主力办公设备,从而没办法继续工作;此外,家里的电力、网络基础设施未必有公司的稳定(写这篇文章时我就遭遇了一次停电),而本地工具的容错率有限,断电、死机、软件崩溃等意外事件可能会导致前功尽弃。

相反,如果惯于使用云端工具,将各类文件资料都放在线上,那么任何时候只要有一台能够访问网络的设备,我们都能够轻易地无缝连接恢复工作,即使是临时收到隔离通知也不必茫然无措。

对时常码字的编辑来说,最常用的云端工具莫过于在线文档。它们甚至集成到了企业办公软件之中,比如我们平时打卡和业务交流时会用到的企业微信,就内置了基于腾讯文档的「文档」功能,在电脑端左侧菜单或移动端底栏菜单都能找到显眼的入口。

在线文档有一个显著的好处,是它们通常会支持「实时自动保存」,你的每处修改都会实时同步至云端,哪怕遭遇断电死机,也不用担心工作进度丢失。以企业微信文档为例,它甚至支持将每次修改后的文档归档为一个「历史版本」,需要的时候,随时可在电脑端通过右上角菜单里的「查看修订记录」清晰回溯每个改动并随时还原版本。甲方要求用回第一个版本?没问题!

如果说本地文档是一个人的思考,那么在线文档就是一个团队的整体合作。在线文档最多可支持 200 人同时在线编辑,每个人正在哪里修改、修改了什么,都会用不同色彩的光标给予说明;选中某段内容,还能给它添加评论,在右侧评论区中与其他人讨论,在需要多人合作撰写文章和方案时,这些功能尤为实用。

共享仓库:打造多端共享的素材库

上面提到的文档,既然不在本地,那是存到了哪里?

答案是,放在了企业微信的「微盘」里。在手机端企业微信通过「工作台 > 微盘」入口就能找到它,电脑端则直接在左侧菜单栏提供了快捷入口。

如前所述,在企业微信文档里创建的文稿、表格、演示文稿和收集表都会默认存入微盘,你还可以自己往里面上传图片和其他文件。这样一来,不需要固定使用某个设备,只要身边有任何能够联网的设备,就能随时随地访问工作文件。

但只将微盘当成个人网盘来用,未免有些浪费。实际上,微盘最大的意义在于能够为整个团队打造「团队素材库」

只要将文件上传到企业的「共享空间」里,其他企业成员就能够同时访问这些文件,在远程协作中,这样的文件共享机制几乎必不可少;而且,对文件的每一次修改,都会马上同步,不用担心同事们打开旧版本的文档而被过时信息误导。

由于有着「企业共享」「实时同步」「不限速」的优点,团队可以将文章和视频用到的素材、案例、申报表格、技术文档等文件放入企业微信「微盘」空间,打造一个团队成员随时随地查阅取用的、不限速的共享素材库,从而免去单独问同事要某个文件的麻烦,以及使用其他网盘共享时空有千兆宽带却只能看着 100KB/s 的下载速度望盘兴叹的苦恼。

共享素材库难免有数据泄露的风险,为此,微盘给文件提供了丰富精细的权限和安全设置。你可以为每个文件单独设置查看和编辑权限的范围,还能给文件打上水印或是禁止将文件分享到企业外,从而最大限度地降低泄密风险。

保持协作:通过在线会议时刻交流

远程办公和办公室工作最大的区别,自然是少了「口头交流」这个强大的沟通工具。

在办公室里,只需要瞄一眼就能知道自己要找的同事在不在工位;遇到问题,吼一声就会有人帮忙;要快速开个短会,拍拍同事的肩膀就能将他们喊到一起……正因为口头交流与物理接触在沟通上的低成本,很多企业都选择了开放式办公室,试图将这种优势最大化。

反过来说,远程办公时你很难知道同事是否看见了你的消息(或假装没看到),寻求交流协助的成本会变得相当高昂;当然,你本人也可能沉迷撸猫无心工作。所以一篇发表在 Nature Human Behavior 上的论文指出,在居家办公后,员工的每周平均工作时长延长了 10%,这可能是异步交流代替实时沟通所导致的效率下降。

知道问题出在哪以后,我们就可以着手解决这些问题了。

在虚拟空间中,有什么办法保持实时沟通?那当然是在线会议。通过会议,可以确保大家都已经在「工位」上,还能交流了解彼此的目标与关切,让团队对工作内容形成稳定预期。远程办公时,设置每天定时举行的简会对保持协同至关重要。

在会议软件的选择上,方便是第一要义

 

这时候,不妨试试企业微信集成的「会议」功能。在 1 月更新的企业微信 4.0 版本中,它对内置的效率工具进行了全面升级,其中就包括基于腾讯会议的「会议」功能;升级后的企业微信会议用起来更便捷:在企业微信的群聊里点击「会议」按钮就能快速开启一场会议,收到邀请的同事会在企业微信收到类似于电话的通知,点击通知即可一秒入会。

至于本公司外的客户,由于企业微信打通了微信,只要给他们发送会议邀请,客户就能通过「企业微信会议」小程序参会,而不需要单独下载 app 或是记下会议号。

其次,好的会议工具应该具备有回顾功能。一些比较重要的会议会聘请速记员,但并不是每个小会都有这样的必要,因此,如果会议软件有回顾功能就再好不过了。

恰好,企业微信会议就支持这种需求:在会议界面依次点击「录制 > 云录制」,软件就会后台自动录音,并以语音转文字的形式在会后输出会议纪要。

抗干扰能力对在线会议而言也至关重要,毕竟没有谁会希望会议因为糟糕的信号断断续续,或是只听到对方宠物的叫声与楼下的广播。在这一点上,借助腾讯会议的技术积累,企业微信会议即使在网络信号不佳时也能保持着较好的通信效果,同时内置的降噪功能会将诸如椅子挪动或宠物叫喊的声音过滤,让你开一个舒心会。

这里的「抗干扰」,指的不只是声音,还有环境。哪怕是房间杂乱,也不用为了会议花时间慢慢收拾——在「会议界面 > 设置 > 虚拟背景和美颜」中准备了各种虚拟背景与妆容,即便刚刚睡醒还没来得及捯饬自己,照样能保持着专业姿态开会。

远程办公,带来了新工具和新思维

当然,上面提及的企业微信只是一个示例,事实上,没有任何一个工具能单独覆盖远程办公的所有需求,也许所有远程办公者都要花一点时间,来找寻适合自己的远程工作流。

面对汹涌而至的新一波疫情,受到波及的伙伴可能还要居家办公一段时间才能重返办公室,甚至就此一直保持远程工作状态。这也是为什么,我们要推出这么一篇文章。我们希望上面提及的原则与工具,能帮助你尽快适应疫情下的「新常态」。

也许远程办公目前还有很多问题,但在当下,它是能够帮助我们尽快走出疫情,保护其他人免受健康威胁的重要举措。说不定,待日后生活恢复正常,你会发现远程办公期间学到的东西,在回到办公室时同样能提升自己的工作效率。

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