开会浪费时间?用特制会议记录格式开一次有效会议 | 领客专栏·電腦玩物

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2015-04-07 17:49

很多时候会议主持人喜欢在开场时说:「等一下希望会议上大家能畅所欲言」,于是一个人接着一个人,鼓励大家发言,轮流讨论,把会议当成议会,把发言当成会议目的。但是,慢慢的我们发现整场会议下来大家愈来愈累,直到最后好像没有时间完成有效结论?

不是所有的会议都是一个自我表现的场合,尤其在职场上更多时候的会议是要「解决工作问题」、「推动专案进度」,这时候发言不是目的,解决问题才是。

面对职场上这些「以解决问题为目的」的会议,应该怎么开才能有效率的快速完成?应该怎么进行才不会把明明要推动工作进度的会议,变成占用工作时间的凶手之一呢?

最近,我在国外网站发现了一张很有意思的「会议纪录格式范本」,可以免费下载,她和我们一般常见的范本很不一样,是用很具体的概念来设计开会方法,改善传统缺乏效率的会议流程,依照这张范本的设计去规划会议、执行会议,确实能够很明确的减少那些浪费生命的开会时间。

有兴趣的朋友,可以到 amazemeet 这个网站,去下载他的 Meeting Facilitator Canvas,这是该位站长特别设计的会议格式。

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透过登录自己的邮件,AmazeMeet 就会寄送一封信给你,里面包含了 PDF 与 Word 版本的 Meeting Facilitator Canvas 下载连结。

Word 版的优点是可以自己修改与填写内容,而 PDF 版除了可以直接列印,还包含了更丰富的使用教学,仔细说明了他如何可以增加「有效会议」的方法。

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如果你是从一两年前就开始追踪电脑玩物的文章,那么应该有看过我写的「如何建立有效会议记录? Evernote 会议笔记范本格式心得」一文。那时候我就在 Evernote 上尝试建立有效的会议纪录范本。

而在看过前面推荐的 Meeting Facilitator Canvas 这个开会格式后,我也尝试改良了自己在 Evernote 上的会议笔记。如果你对我改良后的 Evernote 专用会议记录范本有兴趣,也可以到网站下载我的 Evernote 会议笔记范本

下面,就让我辅以自己的开会经验,来说明这个特制会议记录格式的使用方法与意义。

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首先「Meeting Facilitator Canvas」这张会议记录格式强调在「开会前」应该要完成「会议目标」、「与会者」、「会议任务议程」三项设计,这看起来很普通?但其实有一些填写的诀窍。

1. 会议目标不是会议名称

「会议目标」填写时一定要很明确,仔细一点比较好,不要像以前只是取一个会议名称,而应该真的把开会的目的「论述」出来,写成一段话来阐述这次开会要解决的关键问题是什么?我们尝试在这次会议获得什么程度的结论?达成这个会议目标可以推动什么进展,如果没有达成会怎么样?

2. 不需要大家都来开会,确定每个人的会议功能

接着在「参与者」的部分也不要像以前一样只是写上谁要开会,而应该要列举每个与会者的「可能贡献」、「会议功能」,这样一来过滤掉不需要参与的人避免浪费他们时间,二来也可以发现要解决会议目标时我们还漏掉了哪些人,可以即时补上邀请。

3. 检验出那些不需要开的会议

Meeting Facilitator Canvas 设计者在这个步骤还提供了一个很有用的建议,如果当我们在构思会议目标、规划参与者功能时,发现无法归纳有效的核心问题?无法凑足有效与会者?那么很有可能这次会议是「不值得开的」,应该在这时候就立刻取消这类无效会议。

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将「会议目标」进行明确论述,找出会议要解决的核心问题是什么?

然后「与会人」具体列举出每个人的功能,其实就是在研判这些人的合作是不是真的可以解决那个核心问题?

4. 规划议程不是发言顺序,而是任务分配

有了这样的设定后,尽快先进行「会议任务议程」的规划,但这里千万不要像以前那样只是把每个人的发言顺序写上去,相对的,我们应该写的是「如何解决那个核心问题」的讨论流程。

Meeting Facilitator Canvas 范本中建议大家写出:谁可以负责主导哪一段讨论?这一段讨论解决核心问题的哪个步骤?这一段讨论适合多少时间内解决?

5. 不要只给与会者开会时间和地点

把这样一个前制作业的会议规划先寄给与会者看,让他们知道自己负责的任务、限制的时间,以及请他们对会议目标提供修正建议。在会议前先利用线上沟通进行这些前置作业,就能让开会时更准确迅速的完成目的。

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可以说,「开会前」的那些规划是最重要的,会议记录应该在开会前就开始进行,这样才能用更短的时间完成有效的会议,只是我们常常忽略了这个先行步骤。而使用这样一个范本的好处,就是提醒自己去确实的完成这些前置作业。

6. 比会议记录更重要的是?会后行动

那么真正开会中呢?这里提供了两个栏位,一个是填写「重要会议记录」的栏位,除了把开会中重要的发言写下来,也最好能够注记是谁说的,并且明确写下针对前面每个问题的最终结论是什么。

另外一个则是「会后行动」的栏位,我在笔记里故意把他排在会议记录的上方,是有统整的意思,每一次会议结束,除了保留记录,更重要的是从讨论的过程与结论中总结出「之后要做什么?」

会后行动才是所有会议的最终目的,所以要把谁?什么时候?要完成哪个行动?具体的列举在会议记录上,最后寄发给所有与会者追踪并执行任务。

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Meeting Facilitator Canvas 提供了一个有效会议的流程、记录规范,这个规范帮助每一个与会人「提前思考」、「明确目标」、「限制时间」,让会议往一个确定的方向前进,也就能真正在不浪费的时间中完成任务。

而我从 Meeting Facilitator Canvas 改成使用 Evernote 做会议笔记的好处有二,其一是这样的数位笔记便于分享,甚至在 Evernote 加入 Work Chat 功能后也开始适合协同合作。其二则是我可以把各种档案资料连结或插入笔记中,方便大家参考。

我通常会在会议前先制作这份 Evernote 会议笔记,然后分享给与会者,开会过程中依照规划快速进行,并且我即时在笔记上完成记录,在大家讨论结论时我总结出「会后行动」,于是当大家要离开会议室时,我已经可以立刻把这份会议笔记寄给大家,分配接下来的任务了。

 

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