极简 GTD 和手机

公司

2011-01-19 07:00

题图看着头疼?那么这篇 Blog 就是为了你写的。

GTD 等个人管理方法论,恐怕也是一种效率迷思:有用与否从没有实在的证明,花费的代价却不少。复杂的流程其实不一定是必须的。极简后的 GTD 可能才更加适合普通人。

准备 1:赋予意义

人做事的目的千差万别,为了很好的抽象, GTD 没有” 内心动力” 这一块。但是,为了办成点稍微超越你舒适区域的事情,意义是必须的。

意义最好简洁而明确。太复杂了往往别人都忽悠不了,更何况自己?我写 Blog 意义,就是:“有人看,和想的清楚才能写的清楚。”

意义最好有反馈检查。 比如 PV , RT , Like 等数据支持我写的更多。当然,我也不是谁的人生导师,这部分内容还是靠你自己发挥。

准备 2:清空

GTD 的八成价值在这里。把所有的任务,预订,担心,忧虑。。。都写下来的好处多多。

不要只做在开始时做一次。以后也要永远保持清空的状态。即靠工具(也许 GTDer 习惯用一个更费解的词:系统),而非记忆来管理一切。

列表 1:Inbox

重点是:唯一的 Inbox 。

为了所谓” 完整的收集” 而搞出好几个 Inbox 是蛋疼行为。最适合的 Inbox 是手机:这年头,纸笔可能不在身边,但手机不会不在。

在手机的记事本上新建一个 Note ,打 Todo (注意,不是 Inbox ),然后回车,你的 Inbox 建好了。

(写给 iPhone 用户:我用 Simplenote , Evernote 甚至更好,PlainText 甚至更简洁)

手机的 Note 要在线或离线都可以用,最好可以云同步,方便随时随地查看和编辑。当然,有些会议玩手机是要遭白眼的,这时可以拿个笔记本记事项。要点是先贴上一个大号 Post It 再写。方便事后把这些笔记贴在手机上,有时间再输入。

有些东西是没法放进手机的,但为此增加 Inbox 更不是办法。你可以把那个东西的描述记入 Note 。比如 “ 9 点(闹钟),带印章。”

列表 2:其他所有列表

我的列表只有三项: Today , ASAP , Someday 。

如果你不是事项上百的大忙人,那么不要另外找地方管理这三个列表。找到刚才的那个叫 Todo 的 Note ,再加三行标题即可。 Note 稍微长点不碍事,拜 iPhone 所赐,今天手机的竖向滚动都比较爽快了。

其实,另外还有个” 列表”:手机上的 Calendar 。

(写给 iPhone 用户: Calendar 推荐 Calvetica 。启动快如闪电,新建项目如行云流水。浏览方面的表现不是最好,但是看下去你会发现,这个缺陷对极简的 GTD 来说,根本不算问题。)

步骤 1:记入

Inbox :

任何不能马上确定分类的事情记到这里。

是的, GTD 要求你不做分辨都记入 Inbox 。但为此需要专门的 Review 去清空项目繁多的 Inbox ,重复操作不说,流程还多了个步骤。明确时间的直接记入 Calendar 无不可。明确分类的直接记入 Today/ASAP/Someday 也无不可。

Calendar :

所有知道具体时间的事情都在这里。无论是今天的明天的甚至两年后的。重点是:全部上闹钟。无法决定闹钟时间?那么这不是一个 Calendar 项目。

Today :

没有任何借口,无论如何当天必须完成的项目。

今天要做,但可以拖过夜不是 Today 项目,记入 ASAP 。已经记入 Calendar 的 Today 项目呢?再记一次不会死人的,错过就未必了。

ASAP :

记入可以着手的事情。

Someday:

无法/确定不打算着手的。或者什么乱七八糟的都往里放。

经典的 GTDer 不干了,“委托”( Delegate ) 怎么办?单独管理 “委托” 列表也需要 Review 配合。但是每天专门 Review 一遍乱七八糟的列表其实也挺蛋疼的。

好在,用现有的列表也可以处理 “委托”。“委托” 不是可以采取行动的项目,但是 “委托成果的检查” 却是。如果你打算两天后的上午 9 点去确认一下,那么记入 Calendar 。如果你不确定时间,记入 ASAP 。非常确定下属值得信任而不需检查?那么这事已经搞定了,你现在就可以把他忘掉了。

步骤 2:做

Review 和执行分开也很折腾: Review 待办事项,寻找合适的做的事情去做其实是个连贯自然的过程。

这里的要点是:不要看 Calendar 。记入时你已经搞定了关于 Calendar 的一切,忘记他,他也不会忘记你。时间到了闹钟会来。

(写给 iPhone 用户: 所以 Calvetica 的项目浏览不方便根本不是问题,因为你不会去看。但是,最好在 GR 里订阅个消息快的 iPhone 八卦站,省得闹钟失灵了你不知道。)

剩下的就简单多了:找 Inbox 中的当天项目移动入 Today 。 然后办事。 Today 都完了把 Inbox 项目移动到 ASAP 和 Someday 。然后处理 ASAP 。

闹钟响了则是最高优先级,随时处理。手头的事无法终止?重设闹钟。(这时你要检讨一下:可以拖的事情为什么设闹钟?有确定时间的事情有最高优先级,没事不要往里面记。)

如果闲得难受了,看看 Someday 。

最后, Today 全部完成后就删掉。的确,这样你就搞不清三个月前的今天都干了些什么。问题是这重要吗?删掉可以检验这些事情是否真的完成了。如果你对那个列表还有一丝一毫的留恋,那说明你并没有把今天的事情干完。

Q&A

1

Q: 第二天的项目不用提前 Review ?

A: 你喜欢看也可以,但不是必须的。需要提前准备的在前一天设闹钟,提醒自己把准备工作记入 Today 。

2

Q: GTD 所谓三万英尺高空等长期 Review 怎么办?

A: 推上多 Follow 几个真正干事情的朋友,没事看看推。他们的进展对你的影响比什么扯淡的长期 Review 都管用。人脑其实不会真正休息的,你腾出了时间不妨发发呆,能帮助你很好的反省现状。

3

Q: GTD 的两分钟原则(两分钟内可完成的马上做)呢?

A: 应该遵守。

4

Q: NextAction 呢?

A: 概念是对的(确定可以采取行动的下一步)。但是,未必需要专门的步骤把 Inbox 的 Stuff 分解为 Next Actions , 记入的过程中多考虑一下就好。

而且,所有事情都恰到好处的提前准备好了是理想状态。而 “理想” 的意思就是这个境界基本属于瞎掰。

接受少量意外问题不大(出门要拿印章,问题是放在哪里了?):你是人不是机器,人有弹性对付这些状况。

5

Q: 按地点分类?

A: 如果你的列表不长,完全没必要。有分配和过滤地点的功夫,估计你能扫视近 20 个项目。有时间还不如多写一些关于事情的上下文,否则过两天再看,你自己都搞不清当时记得是什么了。

6

Q: 容易犯的错误?

A: 不能保持” 清空” 的状态。

你收到个 Email 说 24 号交报告,突然同事找你说话,你去他那里看问题。这时,你的大脑不再是空的了, 24 号那事没处理。如果你时候忘记记入 Inbox 了,清空的状态就是空谈,整个系统在这儿已经崩溃了。

所以,花几秒钟把那个看过的 Email 标记为未读吧。

最后的话

无论 David Allen 有意无意,很多读者还是一不小心就以为: GTD 就是他人生的大力丸。

基于个人对 GTD 的肤浅理解,他顶多是个帮你管理日常琐碎的好方法。可惜的是,细致的把一切管理的井井有条,并非成就大事的必要条件。

如果对 AppStore 上动辄几十美元的 GTD Apps 没有特别的兴趣,你可以像这个 Blog 那样,用更少的工具,和更少的时间试一试 GTD :只需要一个 Note (包括 Inbox/Today/ASAP/Someday ),一个 Calendar 。步骤也能极简到两个:记和做。

极简他干什么呢?

处理事情的方法简单了,才能更多的关注事情本身。

by 李楠 (newkhonsou@gmail)

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移动互联网/苹果/ERP/SAP。 写过:「 iPhone 可有设计哲学」,「领先五年的迷思」,「以前没有 iPhone OS,以后没有 Mac OS」,「对社交说不」,「 MSNS :移动社交网络 」,「云书店,新阅读」⋯⋯

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