Low-Tech GTD 系统(下)

公司

2009-09-01 08:00

newkhonsou@Twitter | 续 Low-Tech GTD 系统(上)

收集

一个 Inbox 是最理想的。但是我们的时代注定要在纸面资料和电子文档之间拧吧。最终,我还是保留了三个 Inbox。一个公司 Email(公司),一个 Gmail(个人),一个笔记本。公司的 Email 处理自有一套系统,只说 Gmail 和记事本。iPhone 的所有程序,Twitter,RSS,浏览器,notes 等,都可以把内容通过 Email 发出去。OS3.0 以前不能 Copy,很可能促进了这个功能的普及。:)

总之,我可以方便的把我看到的一切电子内容发到 Gmail 中去。

如果你的 Email 是 someone@gmail.com,那么用 someone+GTDInbox@gmail.com 之类的发信也可以收到。在 iPhone 地址簿建个叫 GTD 的联系人,发信更加方便。可以给这个联系人追加几个 someone+GTDWaiting@gmail.com 之类的 Emai。

在 Gmail 端建立几个过滤器把他们放到专门的目录。记事本一定要可以插笔的,在贴点大一些的 PostIt 在上面。这样拿到一个东西(记事本),你就拥有全部(记事本,Post It,笔)。所有东西不用考虑,全部记在 Post It 上。Post It 可以连接,所以多少项目也不怕,你可以做个无限长的列表。

处理

Gmail 里面建好文件夹,NAs,Someday,Waiting。有时间?那么把 inbox 清空。
Inbox 中的一个项目,或者干了,或者依赖给他人抄送 someone+GTDWaiting@gmail.com,或者放入 NAs(ASAP Todo),或者放进 Someday,或者,删除。

记事本中的 Post It 也一样。搞个塑料的分页在本子中,方便 Post It 的反复粘贴。正面两项,一是今天必须完成的项目:Today(Gamil 的 NAs 里面如果有今天必须完成的,也记入)。二是 NAs。背面是 Someday,Waiting 等,不太重要。记事本上今天必须完成的项目拥有最高优先级。先搞定。接下来是笔记本和 Gmail 中的
NAs。以上项目中有固定时间的记入 Calendar。所有进入 Calendar 的项目,无一例外,上闹钟。

Review

每天早上先察看所有输入,Email 的 Inbox,NAs,记事本的 Inbox,NAs,本周剩下的 Calendar。过滤出所有今天必须完成的项目,记入记事本的 Today。注意,这个 Today 并不完整,今天的 Calendar 里面还有一堆项目呢。不过都是需要你被动反应的 (如果需要主动处理那么记入纪事本 Today)。反正有闹钟,响了再说,不用特别管理。

周 Review,在公司的例会上。检讨所有长期目标。没有必要向 GTD 那样分那么细。能看到多远看多远,然后反推出近期目标。

人生高度的 Review?还需要吗?如果你真的做到清空大脑了,那你几乎每天都会考虑这个。:)

超越 GTD 了吗?

何必要超越呢?更何况,GTD 的精神是一些无疑问的基本原理,没法超越。:)
做法我简化了。流程简化分为收集,处理,Review。

放弃了很多特性。比如根据地点过滤 NAs。比如 Reference(我用关键字+Google 几乎能找到我看过的一切。而公司有自己的索引系统)。放弃了更多科技产品,比如以前专门的 PDA。iPhone 上那个酷酷的用 GPS 过滤 NAs 的 OmniFouse。比如 Outline 软件。比如 Todo 的云同步。取而代之的,是 Post It。

但是,他们更有效的延伸了我的大脑,为我减轻压力,纪录,提醒和预见。无论是 Hi-Tech 还是 Low-Tech,有效与否都是最终衡量标准。

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移动互联网/苹果/ERP/SAP。 写过:「 iPhone 可有设计哲学」,「领先五年的迷思」,「以前没有 iPhone OS,以后没有 Mac OS」,「对社交说不」,「 MSNS :移动社交网络 」,「云书店,新阅读」⋯⋯

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