在线会议——从哪来与到哪去

AppSo

03-09 12:39

如果会议室有自我意识的话,它最近可能有点儿崩溃。

曾经这里见证了无数个想法和决议的诞生,也记录了哈欠和瞌睡,当然还有咖啡和外卖的酸甜苦辣,但如今这里只剩空旷和安静。

最近不少公司已经陆续复工,不过即便回公司上班,为了避免人群聚集,不少企业也减少了面对面的线下会议。由此诞生了一个新的办公场景:大家虽然都坐在公司,还是需要线上办公。

因此对于不少企业来说,在线会议就成了线上办公中的最核心的需求。因为一天的工作往往就是从视频会议开始的,各种项目推进也离不开在线会议沟通。

为什么一定要开视频会议?美国心理学家艾伯特·梅瑞宾有一条著名的梅瑞宾法则,沟通双方的理解效果=语调 (38%)+表情 (55%)+语言 (7%)。

这可能就是互联网上这么多拌嘴争论的原因,也许给所谓「杠精」们一个视频会议室,他们说不定从线上斗嘴发展成线下 K 歌,毕竟哪有那么多面目可憎的人,还不是相互了解不够。这也是为什么在线办公中往往只有视频会议才能最大程度提高沟通效率,减低沟通中的理解误差的道理。

经历了这一轮大型在线办公社会实验,在线会议可能不再只是日常办公的临时过渡方案,而是一种长期存在的办公模式。如何通过远程协作工具来提高企业办公效率,降低沟通成本,也成为每个企业管理者需要认真考虑的问题。

视频会议发展史:从大公司的标志,到全民可用的免费工具

你可能不会想到,视频会议系统其实比「远程办公」这个词出现得更早。

1973 年,NASA 工程师 Jack Nilles 正式提出了「远程办公」(Telecommuting)的概念。而在 1964 年,美国最大的电信公司 AT&T 就推出了可视电话系统 Picture Phone ,并尝试进行商业化。

但这种视频会议系统是以模拟方式传输,虽然传输的是黑白图像,且只能同时连接两个地点,占用的带宽却很大,价格更是感人,每分钟 20 美元,是上世纪 60 年代的 20 美元,按照购买力来算,当时 1 美元都能买到差不多 1 克黄金,所以最早的视频会议说是「字字珠玑」也不为过,而「众口铄金」这个成语的字面意思也异常有趣地与之契合起来。

后来,互联网的飞速发展让视频会议系统进入更多公司。不过传统的视频会议系统需要部署一系列硬件,价格动辄上百万,一般只有不差钱的政府机构和大公司才使用得起,视频会议依旧没能走进寻常百姓家,而是企业实力的侧影。

不过云计算的兴起改变了视频会议市场的格局,依托云计算的视频会议系统的配置成本大幅降低,在这次疫情爆发后,许多产品甚至推出了免费的 300 人在线会议工具,这对大量中小企业主而言无疑是雪中送炭。

云视频会议系统也正在成为主流趋势。根据 IDC《中国网络会议市场调研报告》预测到 2023 年,云视频会议在中国视频会议市场规模中的占比将达到 42.8%。

只要有电脑或者手机,再加上网络,现在开一场视频会议的成本,几乎为零。

疫情过后,在线会议工具往哪里去

正如开头所说,即便疫情过去,在线会议也已完成了一轮市场教育,用户可能依然会因为避免聚集、或无法碰面而选择这种高效的协作模式。

经历了一段时间的在线办公,许多公司远程办公的痛点正逐步暴露。这些痛点既是企业当下的需求,也反映了未来在线会议的方向,应该是更「更自由」与「更稳定」的。

这也契合视频会议诞生之初的初衷:克服时间和空间的限制,真正做到「海内存知己天涯若比邻」。

而在线会议产品的战争,不会随着疫情结束而终结,最终将成为头部科技大厂技术投入与产品能力的长期比拼,战火已经燃至了 B 端。

无边界的自由沟通

对于很多拥有采购、销售等业务的企业来说,日常办公不只是处理内部团队的协作沟通,越来越多的跨公司、跨团队的会议逐步出现,甚至有甲方乙方之间、甲方乙方与中间商之间的会议,与外部的对接和沟通也日常办公的重要环节。

然而企业无法把控外部客户与合作伙伴和内部使用同一种办公软件,因此在实际沟通中往往会因为切换沟通软件导致信息割裂,降低沟通效率。

在没有提前加好友、拉群的情况下怎么快速开会?这是令很多企业管理者头疼的问题。

在我刚开始参加工作的时候,有一次需要参加电话群访,当时会议组织者跟我说出 concall 这个单词的时候,我甚至需要搜索这个 conference call 组合而来的单词是什么意思,那一串的号码密码该如何一遍输对。

目前能解决这个问题的会议工具其实不多,我们体验了多款在线会议工具后发现,企业微信作为微信的工作版,可以凭借与微信的深度打通来有效解决这个问题。

用户不需要把复杂的会议号、密码、接入指引发到与会人的邮箱里,企业微信的会议邀请通可以直接通过分享到微信、复制邀请链接、会议二维码等方式发给企业外的工作伙伴,还能在外部群聊中直接邀请,跨公司、跨群也可以直接进入在线会议。

此外企业微信其实并不需要企业注册,与会者即便是个人也能零门槛免费使用。

企业微信与微信打通后,过去企业内部与外部之间相互隔离的信息孤岛也得以连接起立,实现「无摩擦」的会议体验。

「无磨损」的真实感

对于企业而言,进行在线会议时,最基础也是最核心的需求就是音视频的质量和稳定性。这将直接影响信息交互的清晰度、完整度和流畅度,从而决定沟通的效率。

稳定则意味着更多的成本投入,虽然云视频会议系统的使用门槛更低,但背后的技术门槛其实很高。过去传统的适配会议系统互通过组建专线来保证视频通话的流畅,但如果使用者的网络环境不佳,一样会翻车,这也局限了在线会议的使用场景。

基于云计算的视频会议系统,需要做到不同的网络环境下照样流畅开会。这对于网络的适配能力是极大的考验,要求服务商具有强大的丢包补偿技术。

目前腾讯是这个领域做得最好的公司之一,通过基于 AI 的丢包补偿技术,能在视频丢包 70%,音频丢包 80% 的情况下,依然保持流畅。即使在网速战五渣的环境里,参会时依然能感受到面对面的真实感。

在线会议涉及到通信系统的多个环节,稳定流畅的体验背后,其实是腾讯长期的技术积累。要知道国内最早应用音频视频点对点传输的就是 QQ,如今微信每天要支撑 4.1 亿次音视频通话,可以说通讯就是腾讯的基因,连接就是腾讯的使命

也只有腾讯这样具备国民级通讯应用经验的大公司,才能在几天之内投入超百万核的计算资源,保证旗下产品面对不断激增的流量依然运行稳定,过去我们已经在微信、QQ 和腾讯系游戏和直播平台中体验过,现在,这种技术的优势正逐步体现在企业微信上。

实际上,对于视频会议产品的用户来说,企业微信和微信在服务和关系链上的打通只是近水楼台,倘若这个上云的服务在技术和资源上准备不足,那么别说「先得月」了,估摸着结果就是竹篮打水,毕竟视频会议产品的核心,还是会议中图像和声音的稳定性和流畅度,那种像听 B-box 的会议体验,希望大家都别有。

简约而不简单的产品哲学

在产品层面上,企业微信的操作界面和用法,都和微信类似,对于员工来说几乎没有学习成本。

同时企业微信延续微信了一贯的克制,比起很多功能繁复的远程办公协作软件,在满足工作需求以外尽量不去打扰员工,不会有满屏的红点,和无用的功能复杂堆积。这恰恰回归了远程办公产品的本质:提供稳定流畅而不冗余的在线协作工具,让员工专注而高效地工作。

在此基础上,企业微信还将在线会议同时在线人数提升到了 300 人,这基本能够满足大部分企业的在线会议需求, 共享屏幕,展示文件,随手指示也基本复刻了会议的现场感,与支持美颜一样,是一个个产品的「小彩蛋」。

▲ 复工期间「在线会议」使用指南.

回过头来看,不管是宏观上视频会议历史的变迁,还是微观上用户体验的雕琢,总是存在着更先进技术更少成本更低用户门槛的产品,去取代先前产品的固有逻辑。

执剑少年和盘踞金矿之上恶龙的故事从未停歇,我们已经知道视频会议如何而来,也开始明白执剑少年往后会遇到岔路,一条指向用户期望的无尽之路,另一条留有财宝,但终点很近。

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